Onko organisaatiosi strategiassa tai vuosisuunnitelmassa ainoastaan talouden mittareita? Yhdistelläänkö useiden mittareiden raportointidata manuaalisesti? Onko tapahtumien raportoinnin viive enemmän kuin yksi päivä? Näyttävätkö eri raportit keskenään erilaisia lukuja samoista lähtötiedoista? Helpottaisiko johdon raportoinnin kehittäminen johtamista?
Raportoinnin viive yhteen päivään
Johtaminen vaikeutuu, jos tieto on käytettävissä liian myöhään
Organisaation toiminnassa on paljon seurattavaa ja johdettavaa. Strategian ja vuosisuunnitelmien tavoitteet asetetaan kuitenkin usein ainoastaan euromääräisesti, koska muiden mittarien datan säännöllinen kokoaminen eri lähteistä ei onnistu tai se veisi liikaa aikaa. Jos toiminnassa on puutteita, ne saatetaankin havaita tarpeettoman myöhään ja ehkä vasta sitten, kun ongelmat toiminnassa alkavat näkyä talousluvuissa. Tavoitteiden seuraamiseen tarvittavat tiedot kootaan usein kuukausitasolla tai vieläkin harvemmin, vaikka lyhyempi raportointisykli auttaisi havaitsemaan ongelmia varhaisemmassa vaiheessa ja toimenpiteiden valintaan jäisi enemmän aikaa.
Dynaaminen raportointi helpottaa johtamista
Dynaaminen raportointi tarkoittaa lyhyesti sitä, että raportit päivittyvät sitä mukaa, kun tieto päivittyy datan lähteessä. Raportteja ei koota käsin, vaan tieto haetaan automaattisesti sieltä, missä se päivittyi (toiminnanohjausjärjestelmästä, tiedostoista, tietokannoista, rekistereistä, listoista, tuntiseurannasta jne).
Raportoinnin automatisoinnin hyödyt
- Kun raportit on kerran määritelty, ne päivittyvät automaattisesti aina samalla tavoin
- Viimeisimmät tiedot ovat käyttövalmiina pilvipalvelussa eikä raportteja tarvitse erikseen pyytää tai lähettää
- Yhteen raporttiin voidaan yhdistää tietoja useista eri tietolähteistä
- Raportoinnin virheet ja viiveet saadaan minimoitua
- Eri käyttöä varten voidaan toteuttaa tarpeen mukaan erilaiset raportit ja näkymät saman datan pohjalta (esim. hallitus, johtoryhmä, yt-ryhmä, yksikön johtaja, työturvallisuuspäällikkö jne.)
- Raportit ovat käyttöoikeuksien mukaisesti luettavissa sekä tietokoneen ruudulla että mobiililaitteilla
- Kun tieto on ajantasaista, tiedolla johtaminen on mahdollista
Tiedolla johtamisen projektin toteutus
Sovellusinvestointeja ei ehkä tarvita lainkaan
Microsoft 365 Business pilvipalvelussa on jo valmiina koko joukko sovelluksia, joiden parempi hyödyntäminen vähentäisi rutiineihin käytettävää aikaa ja helpottaisi työtä. Näihin kuuluu myös Power BI, joka on yksi yleisimmin käytetyistä raportointisovelluksista maailmassa. Power BI -sovellusta ei siis tarvitse erikseen ostaa, vaan sen hinnoittelu perustuu käyttäjäkohtaiseen kuukausiveloitukseen (tätä kirjoitettaessa hinta on 8 eur/käyttäjä/kuukausi).
Tiedolla johtamisen kehitysprojekti vaatii liiketoiminnan ymmärrystä ja ohjelmisto-osaamista
Raportoinnin automatisointi edellyttää määrittely-, suunnittelu- ja toteutustyötä. Vaikka kehitystyön lopputulos näkyy käyttäjille raportointisovelluksessa, kyse on ennen kaikkea johtamiskäytäntöjen kehittämisestä, jossa lähtökohtana ovat liiketoiminnan tarpeet. IT-osaaminen on tarpeellista, mutta sen ei pitäisi olla kehittämistyön ajuri.
Suosittelemme, että kehitysprojektin aikana luodaan tai tarpeen mukaan päivitetään yrityksen strategiaan ja vuosisuunnitteluun määritettyjen tavoitteiden mittaristo, joka muodostaa raportoinnin toteutuksen liiketoimintalähtöisen perustan. Kokonaisuuden toteutus niin, että asiakkaalta ei vaadita kohtuutonta ajallista panosta, edellyttää projektin toteuttajilta sekä hyvää ymmärrystä organisaatioiden toiminnasta että vahvaa ohjelmisto-osaamista.