Sitä saat, mitä mittaat

Onko organisaatiosi strategiassa tai vuosisuunnitelmassa ainoastaan talouden mittareita? Yhdistelläänkö muiden mittareiden raportointidata manuaalisesti? Onko tapahtumien raportoinnin viive enemmän kuin yksi päivä? Näyttävätkö eri raportit keskenään erilaisia lukuja samoista lähtötiedoista? Helpottaisiko johdon raportoinnin kehittäminen johtamista?

Jos vastasit joihinkin kysymyksiin kyllä, jatka lukemista

Raportoinnin viive yhteen päivään

Johtaminen vaikeutuu, jos tieto on käytettävissä liian myöhään

Organisaation toiminnassa on paljon seurattavaa ja johdettavaa. Strategian ja vuosisuunnitelmien tavoitteet asetetaan kuitenkin usein ainoastaan euromääräisesti, koska muiden mittarien datan säännöllinen kokoaminen eri lähteistä ei onnistu tai se veisi liikaa aikaa. Jos toiminnassa on puutteita, ne saatetaan havaita tarpeettoman myöhään ja ehkä vasta sitten, kun ongelmat toiminnassa alkavat näkyä talousluvuissa. Tavoitteiden seuraamiseen tarvittavat tiedot kootaan usein kuukausitasolla tai vieläkin harvemmin, vaikka lyhyempi raportointisykli auttaisi havaitsemaan ongelmia varhaisemmassa vaiheessa ja toimenpiteiden valintaan jäisi enemmän aikaa.  

Dynaaminen raportointi helpottaa johtamista

Dynaaminen raportointi tarkoittaa lyhyesti sitä, että raportit päivittyvät sitä mukaa, kun tieto päivittyy datan lähteessä. Raportteja ei koota käsin, vaan tieto haetaan automaattisesti sieltä, missä se päivittyi (toiminnanohjausjärjestelmästä, tiedostoista, tietokannoista, rekistereistä, listoista, tuntiseurannasta jne).

Kun raportointi automatisoidaan, raportoinnin virheet ja viiveet saadaan minimoitua

• Kun raportit on kerran määritelty, ne päivittyvät automaattisesti aina samalla tavoin
• Viimeisimmät tiedot ovat käyttövalmiina pilvipalvelussa eikä raportteja tarvitse erikseen pyytää tai lähettää   
• Yhteen raporttiin voidaan yhdistää tietoja useista eri tietolähteistä
• Eri käyttöä varten voidaan toteuttaa tarpeen mukaan erilaiset raportit ja näkymät saman datan pohjalta (esim. hallitus, johtoryhmä, yt-ryhmä, toimitusjohtaja, yksikön johtaja, talousjohtaja, työturvallisuuspäällikkö, ostaja jne.)
• Raportit ovat käyttöoikeuksien mukaisesti luettavissa sekä tietokoneen ruudulla että mobiililaitteilla
• Kun tieto on ajantasaista, tiedolla johtaminen on mahdollista

Dynaamisen raportoinnin toteutus

Sovellusinvestointeja ei ehkä tarvita lainkaan

Microsoft 365 Business pilvipalvelussa on jo valmiina koko joukko sovelluksia, joiden parempi hyödyntäminen vähentäisi rutiineihin käytettävää aikaa ja helpottaisi työtä. Näihin kuuluu myös Power BI, joka on yksi yleisimmin käytetyistä raportointisovelluksista maailmassa. Power BI -sovellusta ei siis tarvitse erikseen ostaa, vaan sen hinnoittelu perustuu käyttäjäkohtaiseen kuukausiveloitukseen (tätä kirjoitettaessa hinta on 8 eur/käyttäjä/kuukausi).

Dynaamisen raportoinnin toteutus vaatii liiketoiminnan ymmärrystä ja ohjelmisto-osaamista

Raportoinnin automatisointi edellyttää määrittely-, suunnittelu- ja toteutustyötä ja parhaiten toteutus etenee kehitysprojektina. Vaikka kehitystyön lopputulos näkyy käyttäjille raportointisovelluksessa, kyse on ennen kaikkea johtamiskäytäntöjen kehittämisestä, jossa lähtökohtana ovat liiketoiminnan tarpeet. IT-osaaminen on tarpeellista, mutta sen ei pitäisi olla kehittämistyön ajuri.

Raportoinnin uudistuksesta saadaan paras hyöty silloin, kun sen määrittelyä ohjaavat yrityksen strategiassa ja vuosisuunnitelmissa määritetyt tavoitteet ja niihin pohjautuva mittaristo. Kokonaisuuden toteutus niin, että asiakkaalta ei vaadita kohtuutonta ajallista panosta, edellyttää toteuttajilta sekä hyvää ymmärrystä organisaatioiden toiminnasta että vahvaa ohjelmisto-osaamista. Tässä meidän asiantuntijamme voivat olla yritykselle avuksi.